Pengenalan SOP (Standard Operating Procedure) CV. EXPEDISI 88 LOGISTIK MANADO

SOP (Standard Operating Procedure) atau prosedur operasi standar merupakan pedoman atau panduan untuk melakukan manajemen setiap pekerjaan dalam bisnis Anda. Salah satu SOP penting yang perlu Anda perhatikan dalam menjalankan bisnis Anda adalah SOP gudang. Mengapa Anda perlu membuat SOP gudang untuk bisnis Anda? Dan bagaimana format dalam membuat sebuah SOP? Untuk mengetahuinya, simak penjelasannya di bawah ini ya! Pentingnya SOP Manajemen Gudang Tahukah Anda bahwa pertumbuhan dan perkembangan sebuah bisnis sangat bergantung pada pengelolaan gudang? Bayangkan jika proses keluar masuk stok barang pada bisnis Anda penataannya berantakan dan kotor. Hal tersebut dapat mempercepat perusahaan Anda gulung tikar! Itulah alasan pentingnya SOP manajemen gudang diterapkan dalam pengelolaan gudang bisnis Anda, untuk menghindari kondisi yang tidak diinginkan setiap pebisnis yaitu kebangkrutan. Jika proses keluar masuk barang dalam bisnis Anda terdata dengan benar, maka barang-barang pun akan selalu terjaga aman hingga sampai di tangan konsumen tepat waktu dalam kondisi yang bagus. SOP manajemen gudang juga bisa menjadi alat bagi sebuah bisnis untuk mencegah kesalahan yang bisa menyebabkan kerugian dan kondisi terburuknya adalah bisnis Anda mengalami kebangkrutan. Format SOP Penerimaan Barang dalam Sistem Manajemen Gudang Format SOP yang digunakan untuk penerimaan dan pengiriman barang dalam sistem manajemen gudang berisi kombinasi antara narasi dan flowchart pembelian. Berikut langkah-langkah pembuatan SOP penerimaan barang dalam sistem manajemen gudang: 1. Tujuan Menjelaskan kegiatan penerimaan barang di gudang dan memastikan bahwa barang yang diterima sudah sesuai dengan Purchasing Order (PO) atau Delivery Order (DO). 2. Bahan dan Alat • Delivery Order (DO) • Surat Pesanan • Kendaraan • Trolley 3. Kualifikasi Pegawai Pegawai yang bertanggung jawab 4. Prosedur - Saat penerimaan barang sebaiknya menggunakan checklist yang terdiri dari beberapa pertanyaan agar barang yang diterima dapat terkontrol kualitasnya. - Gudang hanya boleh menerima produk yang sesuai dengan surat pesanan yang sudah ditentukan. - Koordinasi dengan Manajer Logistik atau pegawai yang bertanggung jawab untuk meminta persetujuan jika ada barang yang tidak dapat dipesan sebelum produk diterima. 5. Checklist Penerimaan Barang Dalam membuat checklist sebaiknya dimasukkan juga kolom yang berisi penjelasan singkat dari setiap item keterangan agar mendapatkan informasi lengkap terkait kondisi barang yang diterima. Berikut contoh bentuk checklist: Format SOP Pengiriman Barang dalam Sistem Manajemen Gudang Setelah mengetahui SOP penerimaan barang, tentunya Anda juga perlu mengetahui SOP pengiriman barang. Berikut langkah-langkah pembuatan SOP pengiriman barang dalam sistem manajemen gudang: 1. Tujuan Untuk memaparkan kegiatan pengiriman barang untuk memastikan bahwa barang yang dikeluarkan sesuai dengan Surat Pesanan (SP) dan Surat Pengiriman Barang (SPB) yang sudah ditentukan. 2. Bahan dan Alat - Surat Pesanan (SP) - Surat Pengiriman Barang (SPB) - Forklift - Kendaraan Pengangkut Barang (Truck) 3. Penanggung Jawab Kepala Gudang 4. Prosedur - Pemeriksaan barang yang akan dikirim • Periksa barang apa saja yang sudah dikirim oleh kepala gudang. • Periksa kesesuaian nama barang, nomor batch, dan tanggal kedaluwarsa dengan Surat Pesanan (SP) dan Surat Pengiriman Barang (SPB). • Ditandatangani kepada udang apabila kondisi barang sudah sesuai. • Serahkan SPB dan barang kepada pengirim barang. • Periksa kembali kesesuaian barang dengan SP dan SPB oleh pengirim barang. • Kemas barang dan masukkan dalam armada pengiriman. • Catat data pengiriman barang oleh administrasi udang pada buku ekpedisi pengiriman. • Serahkan kembali SP dan SPB lembar kedua dan ketiga yang sudah ditandatangani dan distempel oleh penangung jawab setelah pengiriman barang kepada administrasi udang. • Periksa juga kesesuaian SPB dengan buku ekspedisi pengiriman. • Arsipkanlah SP dan SPB lembar ketiga. Serahkan SPB lembar kedua ke bagian pajak. - Pengiriman barang melalui jasa angkutan • Hubungi jasa angkutan atau antarkan barang ke kantor jasa angkutan untuk pengiriman barang. • Informasikan ke petugas keamanan bila akan dilakukannya pengiriman untuk diawasi selama pemuatan barang. • Melakukan serah terima barang kepada petugas jasa angkutan, pastikan petugas pengiriman dan petugas jasa angkutan menandatangani dokumen pada kolom diserahkan oleh dan penerima disertai nama petugas, tanggal dan juga cap perusahaan. • Memastikan data bukti pengiriman atau resi yang diserahkan oleh petugas jasa angkutan sudah sesuai dengan alamat tujuan dan nomor yang tercantum pada surat pengantar. - Pengeluaran barang harus mengikuti sistem • FIFO (First in First Out) yaitu barang yang diterima pertama dan dikeluarkan juga lebih dahulu. • FEFO (First Expired First Out) yaitu barang yang masa kedaluwarsanya lebih pendek maka harus terlebih dahulu dikeluarkan. • Pengemasan barang dilakukan sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan untuk tiap jenis barang sehingga kualitas barang tetap terjamin selama dalam perjalanan. Itu dia penjelasan bagaimana cara untuk membuat SOP penerimaan dan pengiriman barang dalam sistem manajemen gudang bisnis Anda. Jika belum ada SOP dalam sistem manajemen gudang bisnis Anda, segeralah tentukan SOP tersebut agar bisnis Anda lancar dan terhindar dari kerugian.

1. Order Placement SOP pengiriman barang pertama, yaitu order placement atau penempatan pesanan. Ketika bisnis menerima pesanan pelanggan beserta detail pesanannya, biasanya dikirim ke sistem manajemen pesanan. Detail pesanan tersebut, yakni terkait jenis barang, jumlahnya, detail pengiriman, dan alamat pengiriman. Jika sebuah bisnis memiliki lebih dari satu fulfillment center atau lokasi gudang, sistem manajemen pesanan akan secara otomatis menentukan lokasi gudang yang sesuai. Otomatisasi ini berdasarkan alamat pengiriman dan ketersediaan barang. Hal ini dapat membantu mengurangi waktu transit dan biaya pengiriman. Dalam sejumlah kasus, satu pesanan dengan beberapa produk dapat dipenuhi dari beberapa lokasi gudang untuk memastikan pengiriman lebih cepat. Misalnya, jika satu fulfillment center tidak menyediakan barang tertentu atau barang tersebut habis, pelanggan dapat menerima dua pengiriman dari dua lokasi berbeda. Jadi, pelanggan tidak perlu menunggu proses restock barang. 2. Mengambil Persediaan SOP pengiriman barang selanjutnya, yaitu proses mengumpulkan barang tertentu dari persediaan untuk memenuhi pesanan pelanggan. Pengambilan pesanan harus menjadi proses yang sangat terkontrol. Hal ini karena pengambilan pesanan secara langsung memengaruhi produktivitas alur kerja pengiriman barang secara keseluruhan. Makin cepat pesanan diambil secara akurat, makin cepat mereka dapat dikemas dan dikirim. Untuk memilih pesanan secara efisien, kamu dapat menggunakan strategi pengambilan yang berbeda. Setidaknya ada tiga cara mengambil persediaan. Pertama, pengambilan satuan. Staf pengambil barang hanya mengumpulkan produk yang diperlukan untuk satu pesanan pada satu waktu. Kedua, pengambilan berdasarkan zona. Setiap staf memiliki tanggung jawab terhadap zona tertentu di gudang. Mereka mengambil barang berdasarkan zonanya sendiri, untuk kemudian dikumpulkan pada satu tempat. Ketiga, pengambilan batch. Di sini, staf pengambil barang mengumpulkan produk untuk beberapa pesanan secara bersamaan dalam satu batch. Pengambilan barang dapat dilakukan secara manual dengan menggunakan slip pengambilan dan input manual ke komputer. Cara lain, bisa dilakukan secara otomatis menggunakan barcode dan alat pemindai. Dengan alat lebih canggih, pengambilan bisa dilakukan oleh robot atau mesin. Baca juga: Kiat Memulai Bisnis Jasa Pengiriman untuk Pemula 3. Sortir Barang SOP pengiriman barang selanjutnya, yaitu penyortiran barang. Ini adalah tahapan saat barang yang diambil dipisahkan sesuai dengan tujuannya. Jika strategi pengambilan zona atau batch digunakan, setiap barang harus diurutkan ke dalam urutannya masing-masing sebelum dapat dikemas dan dikirim. Penyortiran merupakan langkah penting untuk menjaga akurasi dan kepuasan pelanggan. Ini merupakan waktu yang tepat bagi staf untuk memastikan semua barang yang dipesan ada dan dalam kondisi baik untuk pengiriman. 4. Pengemasan SOP pengiriman barang selanjutnya, yaitu proses pengemasan barang secara aman ke dalam kotak atau kardus pengiriman yang sesuai. Proses pengemasan juga termasuk menimbang berat paket, memberi label dengan alamat penerima, dan memasang instruksi pengiriman yang diperlukan. Barang bisa dikemas dalam kemasan khusus atau kardus pengiriman polos. Apa pun kemasannya, penting untuk memprioritaskan dimensi dan berat yang dapat dengan mudah ditangani pihak logistik serta hemat biaya. 5. Pengiriman Langkah terakhir dalam SOP pengiriman barang, yaitu pengiriman itu sendiri. Pesanan dapat dikirim langsung ke pelanggan atau terlebih dahulu digabungkan dengan pesanan lain. Penggabungan pesanan biasanya paket dikirim ke lokasi terdekat untuk memangkas biaya dan meminimalkan jumlah total pengiriman. Jika pesanan digabungkan, beberapa pesanan biasanya dikirim dengan operator yang sama. Kemudian diteruskan ke lokasi tertentu jika diperlukan. Saat mengirim, penting untuk menggunakan sistem pelacakan yang andal. Jadi, kamu dan pelanggan dapat memantau pesanan. Setelah barang dikirim, tugasmu belum selesai. Bisnismu perlu menindaklanjuti dengan meminta feedback pelanggan. Hal ini untuk memastikan kepuasan atau menjawab pertanyaan apa pun mengenai produk yang dibeli. Jika langkah-langkah pengiriman barang dilakukan secara efektif pelanggan kemungkinan besar akan puas. Efektif, dalam artian semua barang dikirim secara akurat, tepat waktu, dan aman. 1. Mengotomatiskan Proses Dengan kemajuan teknologi, kamu bisa menggunakan sejumlah alat dan software untuk mengotomatiskan proses pengiriman barang. Kamu perlu mengintegrasi seluruh sistem pergudangan di gudangmu. Hal ini dapat membantumu membuat daftar produk yang tersedia di situs web. Dengan menyinkronkan semua hal, aliran informasi pun dapat terjaga. Jadi, sangat penting bagi bisnismu untuk memiliki sistem otomatis, apalagi jika menggunakan pemasok pihak ketiga. 2. Berinteraksi dengan Pelanggan Bisnismu juga perlu banyak berinteraksi dengan pelanggan. Di sini, menyediakan saluran komunikasi terbuka kepada pelanggan merupakan salah satu poin terpenting. Kamu harus menjaga agar konsumen tetap terhubung dengan email, pesan, dan pembaruan status pengiriman barang. Kamu juga dapat meningkatkan layanan dengan survei dan kuesioner. Tanyakan, apakah layanan pengiriman barang sudah memadai. Dari sini, kamu bisa mendapatkan feedback. 4. Evaluasi Menyeluruh Tidak banyak bisnis yang menawarkan pengeditan atau perubahan pesanan setelah diterima. Namun return barang yang dipermudah dan modifikasi dalam layanan pelanggan akan meninggalkan kesan bagus. Ini menunjukkan bahwa bisnismu peduli dengan pelanggannya. Dengan demikian, tentu menarik lebih banyak konsumen untuk bertransaksi dengan bisnismu.